Что и как хранят в картотечных шкафах

Тренд на перенос документов в цифровой формат не избавляет компании от необходимости хранить бумажные версии. Многие виды данных по-прежнему копятся в учреждениях, занимая место. В этой ситуации картотечный шкаф — наиболее удачный вариант их компактного размещения. Конструкция обеспечивает быстрый доступ к содержимому, вмещает десятки, а порой сотни папок.

Что обычно хранят в таких шкафах

Учреждения используют картотечные шкафы под документы, которые нужны для работы, важны организации, обязательны для хранения по закону.

Примерный перечень бумаг:

• приказы;
• договора;
• счет-фактуры;
• положения о начислении зарплаты;
• протоколы;
• трудовые книжки;
• медицинские карты;
• отчетность;
• инструкции по ТБ.

Документы необходимо беречь от потери, порчи, несанкционированного доступа. Их утрата приводит к штрафам, дисквалификации должностных лиц, а кража — к скандалам из-за утечки информации. Специальные шкафы успешно справляются с задачей сохранения и защиты ключевых данных.

Почему важные документы хранят в металлических шкафах

Компании, ведомства неслучайно используют для хранения важных документов конструкции из стали. Шкафы имеют надежный корпус и оснащены замками. Блокирующие устройства устойчивы к взлому при помощи ручного слесарного инструмента. Модели невозможно открыть, применив статическую горизонтальную силу 250 Н, — приложив напряжение 25,5 кг.

Преимущества картотек

Металлические модели имеют большой рабочий ресурс, высокую износостойкость. На заводах они проходят специальные испытания. Ящики ответственных производителей выдерживают вес до 30 кг, а количество циклов их выдвигания, задвигания доходит до 40000-80000.

Надежность несущих элементов конструкций выше, чем у аналогов из МДФ, ДСП. Металл служит долго из-за устойчивости к влаге, сколам, жучкам, гниению.

Стальные шкафы сложнее сломать, повредить специально.

Что из себя представляют металлические шкафы

Чаще всего покупатели приобретают сборно-разборные модели. Их проще собирать на месте, потому что не нужна сварка. Качественные картотеки соответствуют ГОСТ 56369-2015.

Их особенности:

• Несущие элементы изготовлены из стали толщиной от 0,8 мм.
• Внешние детали не имеют острых углов, кромок.
• Для защиты от коррозии, улучшения внешнего вида металл покрыт цинком, затем полимерной краской.
• Ящики двигаются плавно вперед-назад по телескопическим направляющим.
• Нижняя часть корпуса оснащена регулируемыми опорами. Они нужны для выравнивания корпуса на неидеальной горизонтальной поверхности.
• Защита от опрокидывания уберегает сотрудников от травм при работе с большими объемами документов.

Габариты моделей компактные: ширина 408-915 мм, глубина 460-631 мм, высота 685-1645 мм. Цвет нейтральный: светло-серый, по палитре RAL № 7035. Но есть возможность смены оттенка при заказе картотеки у производителя.

Область применения шкафов зависит от размеров ящиков. Встречаются конструкции для документов форматов А4, А5, А6, дисков CD/DVD, папок Korona, Foolscap.

Как хранят документы в картотечных шкафах

Преимущество картотечных шкафов — возможность системного хранения деловых бумаг. В ящиках возможно горизонтальная и вертикальная раскладка документов. Для удобства пользователей производители комплектуют модели поперечными, продольными разделителями. Они предназначены для формирования секций внутри ящиков.

Фиксировать документы, делать дополнительные закладки можно при помощи компрессионных пластин из металла.

Для быстрого доступа к бумагам текущие размещают на верхних уровнях, а выполненные — на нижних. Внутри ящика бумаги раскладывают по-разному: по алфавиту, датам, темам, стадиям отработки бланков.