Для чего нужен ресепшен компаниям

Слово «ресепшен» можно перевести с английского, как «гостиная» или «приемная». Как театр начинается с вешалки, так и офис хорошей компании начинается со стойки ресепшен, за которой посетителей встречает безупречно вежливый и компетентный секретарь.

Для чего нужен ресепшен?

Администратор, встречающий посетителей, выполняет важные функции. Он приветствует каждого гостя, показывая заинтересованность, внимание, благожелательность организации по отношению к нему. После предварительного опроса, секретарь передает посетителя специалисту, который может заняться его вопросом.

Клиенту не нужно самостоятельно искать, кто ему может помочь. Экономятся его время и нервы, он не мешает работающим сотрудникам. Благодаря ресепшену осуществляется предварительная сортировка визитеров между специалистами компании, что снижает нагрузку на них, способствует спокойной, производительной работе.

Визитер понимает, что его вопросом занимаются. Вместо лишнего беспокойства, он спокойно дожидается, пока освободится нужный работник.

Клиент может небольшое время подождать, сидя в удобном кресле. Для этого обязательно оборудуется уголок отдыха с мягкими сидениями. Для дополнительного комфорта, там может быть установлен столик со свежей прессой, рекламными проспектами фирмы. В месте ожидания может находиться кулер с водой, предоставляться бесплатный wi-fi. Дополнительные удобства показывают посетителям, что забота о них находится в приоритете организации.

Далеко не у всех визитеров важное дело. Часть людей, пришедших в офис фирмы, нуждается в простейшей консультации, или даже появились там по ошибке. Секретарь производит первичную сортировку посторонних, отвечая на вопросы, ради которых не стоит отвлекать внимание специалистов.

Таким образом, значительно снижается количество посетителей, ускоряется обработка вопросов, клиентам приходится меньше ожидать приема. Исключается лишний шум, бесконтрольное перемещение посторонних лиц по офису, пытающихся выяснить, кто может помочь разобраться с их делом.

Удобство для клиента

Ресепшн находится на входе в помещение, чтобы клиент не мог его случайно пропустить. Благодаря первичной консультации у секретаря визитер четко понимает, что ему делать и куда идти.

Далеко не все гости организации знают, что конкретно им нужно. Администратор не только выслушивает пояснения, но и работает с документами. Это позволяет не создавать ситуации, когда ожидания посетителя оказывается напрасным, только из-за того, что он забыл какой-то документ. Если дело сложное, секретарь может вызвать более компетентного сотрудника.

Почему стоит уделять большое внимание ресепшен?

Ресепшн – лицо компании. От того, насколько внимательный и грамотный сотрудник встречает клиента, зависит его будущая лояльность.

Уважительное отношение, быстрое решение вопросов, грамотная помощь увеличивает число людей, решивших стать клиентами компании.